Statuts et règlements
Révision du 11 octobre 2016, adoptée par les membres lors de l’AGA du 11 octobre 2016
Structure organisationnelle de la SGHSE
Statuts
Note :
L’utilisation du masculin dans ce document n’a que pour unique but d’alléger le texte et
désigne autant les femmes que les hommes.
1.0
Préambule
1.1 La Société
En vertu des lettres patentes émises le 21 mai 1997 par l’inspecteur général des institutions financières, sous l’autorité de la partie III de la Loi sur les compagnies (L.R.Q. chap. C-38, art. 218), la présente corporation, enregistrée sous le matricule 1146814216, est connue sous la dénomination sociale de La société de généalogie et d'histoire de Saint-Eustache, aussi connue sous l’acronyme SGHSE.
1.2 Mandats de la société
Faire connaître l'histoire de notre territoire et la généalogie de nos familles et favoriser la diffusion et la consultation des documents d'archives pertinents à l'histoire de nos familles ou individus, d'organismes privés ou publics afin de conserver le patrimoine culturel des municipalités de la grande région de Saint-Eustache.
Ces mandats permettront de:
1.2.1
Regrouper et assister les personnes qui s'intéressent à l'histoire et à la généalogie et offrir des services et des outils de recherche à ses membres et à la population;
1.2.2
Effectuer toute action nécessaire à la protection et à la conservation du patrimoine;
1.2.3
Acquérir, inventorier, traiter, étudier, protéger, diffuser et conserver les répertoires, les fonds d'archives et tous types de documents pertinents tels photos, contrats, cartes postales, etc...ayant une valeur historique concernant le dit territoire, sous réserve de l’acceptation du CA ;
1.2.4
Organiser et offrir des conférences, des formations, des assemblées, des activités et des expositions afin de promouvoir et vulgariser l'histoire et la généalogie ;
1.2.5
Collaborer avec les pouvoirs publics dans la poursuite de leurs objectifs patrimoniaux et historiques et au besoin, les aiguillonner.
1.3 Le siège social
Le siège social de la société est localisé à la bibliothèque municipale Guy-Bélisle, située au 12 chemin de la Grande-Côte, Saint-Eustache
(Québec), J7P 1A2.
1.4 Territoire
Le territoire de la société de généalogie et d’histoire de Saint-Eustache comprend la superficie occupée par l’ancien comté de Deux-Montagnes, c’est-à-dire les localités de Saint-Eustache, Deux-Montagnes, Sainte-Marthe-sur-le-Lac, Pointe-Calumet, Saint-Joseph-du-Lac, Oka, Kanesatake, Saint-Placide et Mirabel (Saint-Augustin, Sainte-Scholastique, Saint-Benoît et Saint-Hermas).
1.5 Les armoiries
La société s’est choisi des armoiries pour s’identifier publiquement ; ce symbole sera utilisé dans le sceau de la société, si elle en désire un.
a) Ce sceau servira à authentifier les actes officiels, les correspondances et les publications de la société ; il porte, en plus du symbole, l’inscription suivante : La société de généalogie et d’histoire de Saint-Eustache et l’acronyme SGHSE.
b) Ce sceau sera sous la responsabilité du secrétaire.
1.6 Année financière
L’exercice financier de la société débute le 1er juin et se termine le 31 mai de chaque année.
2.0 Les membres de la société
2.1 Catégories de membres
2.1.1 Membre actif :
Toute personne physique intéressée aux buts et aux activités de l’organisme peut devenir membre actif en se conformant aux conditions suivantes :
a) acquitter sa cotisation annuelle, fixée par le conseil d’administration
b) accepter que le travail effectué à la société soit fait bénévolement
c) satisfaire à toute autre condition décrétée par le conseil d’administration, par voie de règlement
d) participer à toutes les activités de l’organisme, recevoir les avis de convocation aux assemblées des membres, assister à ces assemblées et voter.
2.1.2 Membre honoraire :
Le conseil d’administration, par résolution, peut en tout temps nommer membre honoraire de la société, toute personne qui aura rendu service à l’organisme par son travail ou par ses donations ou qui aura manifesté son appui pour les buts poursuivis par l’organisme.
Le membre honoraire peut participer aux activités de l’organisme et assister aux assemblées des membres. Il n’a toutefois pas le droit de voter lors des assemblées et il ne peut pas être élu au conseil d’administration. Le membre honoraire n’est pas tenu de verser de cotisation. La carte du membre honoraire est valide pour un an.
2.1.3 Membre associé :
Un membre associé est défini comme étant le conjoint (e) ou l’enfant d’un membre actif habitant à la même adresse civique. Il jouit des mêmes droits que le membre actif mais il ne reçoit pas la revue « Feuille de Chêne ». Il ne saurait y avoir plus d’un membre associé à une même adresse.
2.1.4 Membre à vie :
Le conseil d’administration de la société pourra aussi, par résolution, désigner comme membre à vie :
a) toute personne qui a payé la cotisation de membre à vie
b) les administrateurs ayant exercé la fonction de président de la société, au terme de leur mandat et tout autre membre s’étant démarqué au niveau du travail effectué au sein de la société
Le membre à vie jouit des mêmes droits qu’un membre actif.
2.2 Cotisations annuelles
2.2.1
Le montant de la cotisation annuelle pour le membre actif et associé est établi par le conseil d’administration de la société qui en fera aussi une révision périodique, selon les besoins et sera soumis aux membres pour adoption lors de l’assemblée générale.
2.2.2
L’émission de la carte de membre est régie par une résolution du conseil d’administration. Elle est émise au membre une fois la cotisation payée.
2.3 Expulsion d’un membre
Un membre peut, par résolution du conseil d’administration, perdre ses privilèges au sein de la société, s’il n’adhère pas aux codes de civilité et de déontologie de ladite société
Le membre expulsé peut en appeler de cette décision à l'assemblée générale annuelle suivante.
3.0 Réunions de la société
3.1 Procédures d’assemblées délibérantes
3.1.1
En toute circonstance, lors d’assemblées, de délibération et litiges, les règlements et procédures sont régis selon le code Morin.
3.2 Assemblée générale annuelle
3.2.1
Lors de l’assemblée générale annuelle, les membres ont le pouvoir
a) d’accepter le procès-verbal de la dernière assemblée générale
b) d’approuver les états financiers
c) de ratifier les modifications aux présents règlements
d) de décider de la cotisation annuelle
e) d’élire les administrateurs
f) de discuter et décider de toute affaire qui leur est soumise.
3.2.2
L assemblée générale annuelle doit avoir lieu au plus tard dans les 90 jours suivant la fin de l’exercice financier de la société qui est le 31 mai.
3.2.3
La convocation à l’assemblée générale, se fait soit par lettre, soit dans le bulletin de liaison « La Feuille de Chêne » de la société, soit par le site web de la société ou par tout autre moyen convenu par le conseil d’administration.
3.2.4
Le préavis à l’assemblée générale annuelle doit se faire au plus tard 30 jours avant l’assemblée et doit indiquer le lieu, la date, l’heure et les items à discuter lors de la réunion.
Dans le cas de changements aux statuts et règlements, le texte des amendements proposés doit être joint à l'avis de convocation.
3.2.5
Quinze membres actifs, présents à une assemblée générale constituent un quorum ; ce quorum doit exister pendant toute la durée de l’assemblée.
3.2.6
Tous les membres actifs présents à ces assemblées ont le droit de vote. À l’ouverture du scrutin, on peut voter à main levée à moins que le scrutin secret n’ait été demandé par le vote de 10% des membres présents. Une simple majorité des membres actifs présents décide des questions à résoudre.
3.2.7
Le président de la société préside à l’assemblée annuelle. Il propose que l’assemblée désigne un président et un secrétaire pour la période d’élection.
3.2.8
Chaque membre actif et associé a droit à un seul vote. Le vote par procuration n’est pas autorisé.
3.3 Assemblée spéciale
3.3.1
On peut aussi convoquer une assemblée spéciale pour des motifs urgents et sérieux tels que des changements majeurs aux Statuts et règlements.
3.3.2
Le président, le conseil d’administration ou un groupe d’au moins dix membres actifs de la société peuvent demander la convocation d’une assemblée spéciale.
3.3.3
Le secrétaire doit envoyer sans délai l’avis de convocation à tous les membres au moins 30 jours avant la date de l’assemblée spéciale, en précisant le sujet de la réunion et les points qui y seront discutés.
3.3.4
Quinze membres actifs présents à une assemblée spéciale constituent un quorum ; ce quorum doit exister pendant toute la durée de l’assemblée.
3.3.5
Le président de la société préside aux assemblées.
3.4 Réunions régulières du conseil d’administration
3.4.1
Les réunions régulières du conseil d’administration sont convoquées par le secrétaire, le président ou trois (3) membres du conseil, au moins neuf (9) fois par année. Normalement, les activités de la société cessent au mois de juillet et août.
3.4.2
La présence de cinquante pour cent (50%) des administrateurs plus un (1) constitue un quorum à ces réunions.
3.4.3
La date de rencontre ainsi que l’heure et les sujets à discuter sont annoncés au moins une semaine à l’avance préférablement par courriel.
3.4.4
Une simple majorité des voix suffit pour les décisions à prendre, les votants doivent être présents.
3.4.5
Tous membres actifs désirant y assister sont les bienvenus mais n’ont pas droit de vote. Les élections du Conseil ont lieu tous les ans selon les modalités suivantes :
a) Chaque année, quatre ou cinq (4-5) postes au sein du Conseil sont en élection.
b) Les postes de présidence, de vice-présidences, de trésorerie et de secrétariat sont choisis parmi les neuf (9) membres du Conseil.
4.0 L’administration de la société
4.1 Conseil d’administration
4.1.1
La société est gouvernée par un conseil d’administration normalement composé de neuf membres actifs, choisis par l’assemblée générale annuelle pour un mandat de deux ans.
Pour assurer une stabilité au sein du conseil d’administration, cinq administrateurs sont élus aux années paires et les quatre autres aux années impaires.
4.1.2
Le conseil a le pouvoir de :
a) combler les postes vacants au sein du conseil d’administration jusqu’à la prochaine assemblée générale
b) révoquer par résolution un membre du conseil d’administration.
4.1.2.1
Le conseil d’administration avise par écrit n’importe lequel de ses administrateurs qu’il sera démis de ses fonctions pour cause de négligence, de non-respect aux codes de civilité ou de déontologie ou pour absences non-motivées (après être dûment convoqué à trois (3) réunions régulières consécutives du conseil).
L’administrateur démis a droit d’appel soit par écrit au conseil d’administration ou à l’assemblée générale annuelle.
4.2 Élections du conseil d’administration
4.2.1
Un président et un secrétaire d’élection doivent être nommé parmi les membres présents ne désirant pas siéger sur le conseil.
4.2.2
Le président d’élection fait rapport du nombre des candidatures reçues, demande s’il y a d’autres candidats et clôt les mises en candidature.
4.2.3
Chaque candidat doit être proposé et appuyé par un membre actif de la société.
4.2.4
S’il y a plus de candidats que le nombre de positions ouvertes au conseil d’administration, on procède à l’élection du nombre de conseillers requis.
4.3 Première réunion régulière du conseil d’administration
4.3.1
Après l’assemblée générale annuelle, à la première réunion régulière du conseil d’administration, celui-ci se donne, par vote, un comité exécutif composé d’un président, d’un vice-président, d’un secrétaire et d’un trésorier. Ces officiers sont en poste pour un an.
4.3.2 Comité exécutif :
Ceux-ci s’occupent de la gestion et des opérations journalières de la société entre les réunions régulières.
4.3.2.1 Le président :
- est le représentant officiel et porte-parole de la société
- est fondé de signature de la société
- exerce le contrôle et l’autorité nécessaire au fonctionnement de la société
- préside les débats aux réunions régulières du conseil d’administration
- en cas de partage des voix, son vote est prépondérant
- est membre d’office de tous les comités, sauf celui de mise en candidature
- présente son rapport aux membres à l’assemblée générale annuelle.
4.3.2.2 Le vice-président :
- assume les fonctions du président en l’absence de celui-ci
- est fondé de signature de la société
- de plus le conseil d’administration peut lui conférer des tâches spéciales.
4.3.2.3 Le secrétaire :
- doit rédiger et conserver le procès-verbal de toutes assemblées
- convoque les assemblées annuelles et spéciales et les réunions du conseil d’administration
- prépare, avec le président, l’ordre du jour pour ces réunions
- garde en sécurité les archives de la société
- ouvre la correspondance et l’achemine aux personnes appropriées
- accomplit toutes tâches provenant du conseil d’administration
- son mandat terminé, remet le dossier complet de son secrétariat aux archives de la société.
4.3.2.4 Le trésorier :
- est fondé de signature de la société
- reçoit toutes les sommes dues et les dons
- tient à jour une liste des membres actifs de la société
- fait tous les paiements autorisés par le conseil d’administration ou le comité exécutif
- soumet les états de revenus et dépenses et rend compte de la situation financière de la société à chaque réunion du conseil d’administration et lorsque requis par le conseil
- à la fin de l’exercice financier, il dresse un bilan présenté lors de l’assemblée générale annuelle
- son mandat terminé, remet le dossier complet des états financiers de la société aux archives de la société.
4.3.2.4 Les administrateurs :
Voient à la bonne administration de la société et assument les fonctions et les tâches qui leur sont confiées par le conseil d’administration. Ex : représentation, conférences, vente de livres, rédaction du bulletin, gestion de comité, etc…
5.0 Dispositions générales
5.1 Comptabilité.
5.1.1
Le conseil d’administration de la société confie au trésorier les livres et le logiciel de comptes de la Société.
5.1.2
On y entre le détail des fonds reçus et déboursés, toutes les transactions fiscales de la société, ainsi que les dettes et obligations.
5.1.3
Ces livres / logiciel de comptes ainsi que les comptes courants de la société sont accessibles, sur demande au trésorier ou au conseil d’administration, à tous les membres actifs de la société.
5.2 Vérification de l’état financier
A la demande, l’état financier de la société est vérifié chaque année avant la réunion générale annuelle. Deux membres actifs compétents qui ne sont pas membres du conseil d’administration sont choisis par le conseil pour faire une vérification des livres de la société.
5.3 Argent reçu
Tout l’argent reçu par la société est déposé au compte de la société dans une institution financière choisie par le conseil d’administration et localisée dans le territoire de la société.
5.4 Dépenses
5.4.1
L’approbation du conseil d’administration de la société est requise pour toute dépense. Le conseil peut par ailleurs fixer un montant maximal pour dépenses courantes ne nécessitant pas son autorisation préalable et désigner les personnes autorisées à effectuer ces dépenses et à en faire rapport.
5.4.2
Les dépenses sont payées par chèque et doivent être enregistrées dans le livre / logiciel comptable par le trésorier.
5.4.3 Déboursés
Les déboursés de la société sont normalement fait par chèque bancaire, portant deux signatures parmi les trois administrateurs désignés.
5.5 Emprunts
La société ne peut ni prêter, ni emprunter, au cours de son exercice financier.
5.6 Rémunération
Les administrateurs de la société ne reçoivent aucune rémunération en raison de leur mandat.
5.6.1
Le conseil d’administration peut cependant adopter une résolution visant à rembourser un administrateur ou un membre pour les dépenses encourues dans l’exercice de sa fonction.
6.0 Autres dispositions
6.1 Congrès
6.1.1
Lors de congrès ou autre activité connexe se rattachant à la généalogie ou l’histoire, le conseil d’administration nomme au moins un (1) représentant à l’activité.
6.1.2
La société paye les frais d’admission à cette activité ainsi que les dépenses d’hébergement, de repas et de voyages encourus, sur demande de pièces justificatives.
6.2 Autres activités
Au moins cinq (5) fois par année, il y a normalement une activité convoquée par le conseil d’administration pour les membres de la société et/ou le grand public, par exemple : portes ouvertes, ateliers, conférences et ainsi de suite.
7.0 Règles de procédure
Sous réserve de l’acte constitutif et des règlements de l’organisme, le conseil d’administration peut adopter tout règlement pour régir la procédure de toute assemblée du conseil d’administration.
En l’absence de règles de procédure sur un point donné, le code de procédure Morin s’applique à toute assemblée des instances de l’organisme.
7.1 Langue officielle
Le français est la langue officielle de communication pour toutes délibérations ou réunions de la société.
7.2 Texte officiel
Le texte français de ces Statuts et règlements est considéré comme texte officiel de la société.
8.0 Dissolution.
En cas de dissolution de la société, après acquittement des dettes et remise à qui de droit les articles prêtés ou confiés à la société, tous les biens seront transmis à un autre organisme culturel à but non lucratif de la région ou environs qui poursuivent des buts semblables à ceux de la société.
9.0 Application de ces statuts et règlements
9.1
Ces statuts et règlements supplantent et remplacent tout amendement, Statuts et règlements antérieurs.
Le présent règlement a été adopté par la Société de généalogie et d’histoire de Saint-Eustache, lors de l’assemblée générale annuelle des membres ayant eu lieu le 11 octobre 2016 ; il abroge et remplace le règlement antérieur portant le nom « Règlements 1997 modifiés Juin 2002 de la Société de généalogique de Saint-Eustache » ainsi que toute autre disposition qui pourrait être incompatible.
9.1.3
Entrée en vigueur Le présent règlement et toute modification qui lui est apportée entre en vigueur le jour de son adoption par le conseil d’administration, sous réserve de son approbation par les membres lors de l’assemblée générale suivante.
9.2
Ces statuts et amendements entrent en vigueur dès qu’ils ont reçu l’approbation des membres selon article 3.2.6 des Statuts et règlements et autres exigences légales.
Adopté et ratifié ce 11ème jour d’octobre 2016.
Jean-Claude Payette, président :
Angélique Perreault, secrétaire :
Il est proposé par M. Jean-Claude Houde, appuyé par Mme Denise Bouffard, que les statuts et règlements modifiés supplantent, abrogent et remplacent tous Statuts et règlements antérieurs. Adopté à l’unanimité. Référence : Procès-verbal AGA-PV20161011